آموزش تحلیل اقلام راکد انبار با استفاده از داده‌های فاکتور فروش

مقدمه یکی از بزرگترین چالش‌های مدیران مالی و انبارداران در هر کسب‌وکاری، وجود کالاهای راکد و کم‌گردش در انبار است. سرمایه‌ای که می‌تواند در چرخه‌های مولد کسب‌وکار استفاده شود، به شکل کالاهایی که مشتری تمایلی به خرید آن‌ها ندارد در قفسه‌ها خاک می‌خورد. فاکتورهای فروش گنجینه‌ای از داده‌های ارزشمند هستند که اگر به درستی تحلیل شوند، می‌توانند وضعیت حرکت کالاها را به روشنی نشان دهند. در این مقاله از چرتکه، به آموزش تحلیل اقلام راکد انبار با استفاده از داده‌های فاکتور فروش می‌پردازیم تا بتوانید نقدینگی راکد خود را احیا کنید.

تعریف اقلام راکد و تاثیر آن بر کسب‌وکار اقلام راکد به کالاهایی گفته می‌شود که مدت زیادی از آخرین تاریخ فروش یا خروج آن‌ها از انبار گذشته است. نگهداری این کالاها هزینه‌های پنهان زیادی دارد؛ از هزینه انبارداری و بیمه گرفته تا ریسک فساد، آسیب‌دیدگی، خرابی و از مد افتادن تکنولوژی کالا. وقتی سرمایه شما در قالب کالای راکد قفل می‌شود، قدرت خرید کالاهای پرفروش و جدید را از دست می‌دهید و ناچار به استقراض یا تحمل کسری نقدینگی می‌شوید.

نقش داده‌های فاکتور فروش در تشخیص رکود کالا فاکتور فروش سند قانونی و تجاری است که زمان، تعداد و مشخصات دقیق هر کالای فروخته شده را ثبت می‌کند. با بررسی تاریخ صدور فاکتورها و تطبیق آن با موجودی فعلی انبار، می‌توان شاخصی به نام گردش کالا را محاسبه کرد. اگر کالایی طی بازه زمانی مشخصی مانند سه ماه یا شش ماه گذشته هیچ فروشی در فاکتورها نداشته باشد، به عنوان کالای کندگردش یا راکد شناسایی می‌شود. فاکتور فروش به عنوان آینه‌ای تمام‌نما به شما می‌گوید بازار دقیقاً چه چیزی را مطالبه می‌کند و چه چیزی را پس می‌زند.

مراحل گام‌به‌گام تحلیل اقلام راکد با فاکتور برای شروع تحلیل، ابتدا باید گزارش فروش دوره مورد نظر خود را از نرم‌افزار صدور فاکتور و حسابداری استخراج کنید. این گزارش باید شامل کد کالا، نام کالا، تعداد کل موجودی در انبار و تعداد فروخته شده بر اساس فاکتورهای صادر شده در بازه زمانی تعیین شده باشد. سپس با فرمول‌های ساده انبارداری، ضریب گردش هر کالا را به دست آورید. کالاهایی که ضریب گردش آن‌ها نزدیک به صفر است، همان اقلام راکد هستند که باید برای آن‌ها تصمیم‌گیری فوری اتخاذ شود.

دسته‌بندی کالاهای راکد بر اساس میزان ماندگاری همه کالاهای راکد شرایط یکسانی ندارند. برخی ممکن است فقط چند ماه بدون فروش مانده باشند که با یک تخفیف جزئی به چرخه فروش برمی‌گردند. برخی دیگر سال‌هاست که در انبار مانده و ارزش خود را کاملاً از دست داده‌اند. با بررسی تاریخ فاکتورهای گذشته می‌توانید کالाहا را به دسته‌های مختلف تقسیم کنید: کالاهایی که نیاز به تخفیف پله‌ای دارند، کالاهایی که باید به صورت عمده و زیر قیمت فروخته شوند، و کالاهایی که باید به کل از چرخه موجودی خارج و اسقاط شوند.

استراتژی‌های مواجهه با اقلام راکد شناسایی شده پس از اینکه با کمک داده‌های فاکتور فروش، اقلام راکد را شناسایی کردید، نوبت به اقدام عملی می‌رسد. یکی از رایج‌ترین روش‌ها، ارائه بسته‌های تخفیفی ترکیبی است؛ یعنی کالای پرفروش را با یک کالای راکد به عنوان اقماری و با قیمت مناسب‌تر به مشتری پیشنهاد دهید. روش دیگر، بازاریابی هدفمند برای مشتریان خاصی است که سابقه خرید مشابه در فاکتورهای قبلی آن‌ها ثبت شده است. همچنین می‌توانید از جشنواره‌های فروش فصلی برای خلاص شدن از شر این اقلام بهره ببرید.

جلوگیری از انباشت مجدد کالای راکد تحلیل فاکتورهای فروش نباید یک اقدام مقطعی باشد، بلکه باید به یک رویه مستمر تبدیل شود. با تحلیل روند فروش ماهانه و فصلی، می‌توانید پیش‌بینی کنید که چه کالاهایی در حال تبدیل شدن به اقلام راکد هستند و پیش از بحرانی شدن شرایط، حجم سفارش خرید خود از تامین‌کنندگان را کاهش دهید. نرم‌افزار فاکتور و انبارداری چرتکه با ارائه گزارش‌های تحلیلی هوشمند، این امکان را فراهم می‌کند که همواره به روز از وضعیت موجودی انبار خود مطلع باشید.

نتیجه‌گیری داده‌های موجود در فاکتورهای فروش بسیار فراتر از یک سند مالی ساده برای تسویه حساب هستند؛ آن‌ها نقشه راه مدیریت موجودی و انبار شما هستند. با تحلیل دقیق این داده‌ها می‌توانید اقلام راکد انبار را شناسایی کرده، سرمایه مسدود شده را آزاد کنید و سودآوری کسب‌وکار خود را افزایش دهید. ابزارهای مدرن مالی مانند پلتفرم چرتکه به شما کمک می‌کنند تا این تحلیل‌ها را به ساده‌ترین شکل ممکن انجام دهید.