نرم افزار حسابداری ابری برای شرکت‌های مشاوره و خدمات مهندسی

مقدمه بر حسابداری شرکت‌های مهندسی و مشاوره شرکت‌های مشاوره، طراحی و خدمات مهندسی دارای ساختار مالی متفاوتی نسبت به شرکت‌های بازرگانی یا تولیدی هستند. دارایی اصلی این شرکت‌ها دانش، تخصص و زمان نیروی انسانی است. مدیریت مالی پروژه‌محور، پیگیری مطالبات بابت صورت وضعیت‌های تایید شده، و صدور فاکتورهای رسمی الکترونیکی از جمله نیازهای حیاتی این صنف است. در این مقاله به بررسی مزایای استفاده از نرم‌افزار حسابداری ابری برای شرکت‌های مشاوره و خدمات مهندسی می‌پردازیم.

ویژگی‌های خاص مالی در صنف مهندسی و مشاوره برخلاف شرکت‌های فروشگاهی که با انبار کالا و موجودی فیزیکی سر و کار دارند، شرکت‌های مهندسی با قراردادهای بلندمدت، هزینه‌های حقوق و دستمزد متخصصان، تنخواه‌گردان‌های پروژه‌ای و درآمد بر اساس پیشرفت کار (صورت وضعیت) مواجه هستند. این ساختار نیازمند سیستمی است که بتواند هزینه‌ها و درآمدهای هر پروژه را به طور مجزا ردیابی کند تا مشخص شود کدام پروژه سودآور و کدام یک زیان‌ده بوده است.

چرا حسابداری ابری برای شرکت‌های مشاوره بهترین انتخاب است؟ مدیران و مهندسین مشاور اغلب در حال بازدید از پروژه‌ها، جلسات با کارفرمایان یا ماموریت‌های کاری هستند. یک نرم‌افزار حسابداری ابری به آن‌ها اجازه می‌دهد در هر زمان و از هر مکانی به اطلاعات مالی دسترسی داشته باشند. صدور فاکتور آنلاین برای کارفرما، تایید هزینه‌های پروژه‌های مختلف، بررسی گردش حساب‌ها و مشاهده گزارش‌های سود و زیان پروژه بدون نیاز به حضور در دفتر کار و از طریق موبایل یا تبلت امکان‌پذیر است.

مدیریت و ردیابی مالی پروژه‌ها در شرکت‌های مهندسی، هر قرارداد حکم یک پروژه مستقل را دارد. نرم‌افزار حسابداری ابری باید قابلیت تعریف مرکز هزینه و پروژه را داشته باشد. به این ترتیب، هزینه‌های مربوط به خرید تجهیزات مهندسی، حقوق کارشناسان پروژه، هزینه‌های سفر و ناظران به تفکیک هر پروژه ثبت می‌شوند. در نهایت با صدور فاکتورها و صورت وضعیت‌های مربوط به همان پروژه، سود یا زیان خالص هر قرارداد به صورت کاملاً شفاف محاسبه می‌گردد.

صدور فاکتور رسمی و صورت وضعیت الکترونیکی ارائه صورت وضعیت‌های پیشرفت کار و فاکتورهای رسمی مطابق با استانداردهای سازمان امور مالیاتی یکی از دغدغه‌های اصلی شرکت‌های مهندسی است. نرم‌افزارهای حسابداری ابری پیشرفته به راحتی امکان صدور فاکتورهای آنلاین سازگار با سامانه مودیان را فراهم می‌کنند. مهندسان مشاور می‌توانند صورت وضعیت‌های تایید شده توسط کارفرما را به صورت فاکتورهای الکترونیکی استاندارد صادر کرده و برای ثبت نهایی به سامانه مالیاتی ارسال نمایند.

مدیریت مطالبات و پیگیری وصول فاکتورها یکی از بزرگ‌ترین چالش‌های شرکت‌های مشاوره و مهندسی، تاخیر در پرداخت صورت وضعیت‌ها و فاکتورها از سوی کارفرمایان دولتی یا خصوصی است. سیستم‌های حسابداری ابری با داشتن داشبوردهای مدیریت مطالبات، فاکتورهای سررسید گذشته را به تفکیک کارفرما نمایش می‌دهند. ارسال خودکار یادآوری‌ها و پیگیری دقیق وضعیت وصول مطالبات، جریان نقدی (Cash Flow) شرکت را بهبود بخشیده و از مشکلات نقدینگی جلوگیری می‌کند.

مدیریت هزینه‌های سفر، ماموریت و تنخواه‌گردان مهندسان و مشاوران به دلیل سفرهای مکرر به محل اجرای پروژه‌ها، هزینه‌های تنخواه‌گردان زیادی دارند. ثبت فاکتورهای هتل، بلیت، هزینه‌های ایاب و ذهاب و خرید تجهیزات جزئی پروژه از طریق اپلیکیشن موبایل نرم‌افزار ابری توسط پرسنل انجام می‌شود. تنخواه‌گردان می‌تواند اسناد را بلافاصله آپلود کند و مدیر مالی در دفتر مرکزی آن‌ها را تایید و در حساب‌های پروژه ثبت نماید که این امر سرعت کار را به شدت بالا می‌برد.

محاسبه دقیق حقوق و دستمزد پرسنل متخصص بزرگ‌ترین هزینه شرکت‌های مشاوره، دستمزد نیروی انسانی متخصص و مهندسان است. محاسبه حقوق بر اساس ساعات کارکرد پروژه، اضافه‌کار، پاداش‌های عملکردی و کسر کسورات قانونی (بیمه و مالیات حقوق) نیازمند سیستمی دقیق است. ماژول حقوق و دستمزد در نرم‌افزار حسابداری ابری، این محاسبات را به صورت خودکار انجام داده و فیش‌های حقوقی پرسنل را آماده می‌کند.

امنیت و پشتیبان‌گیری خودکار از اطلاعات مالی اسناد قراردادها، نقشه‌ها، فاکتورهای مالی و اطلاعات محرمانه کارفرمایان سرمایه‌های ارزشمند یک شرکت مهندسی هستند. سرورهای محلی ممکن است با خطراتی مانند خرابی سخت‌افزار، سرقت یا آتش‌سوزی روبه‌رو شوند. در مقابل، سیستم‌های ابری با استفاده از بالاترین استانداردهای رمزنگاری و پشتیبان‌گیری خودکار در سرورهای امن، امنیت اطلاعات مالی شرکت را تضمین می‌کنند و دسترسی غیرمجاز را غیرممکن می‌سازند.

چگونه نرم‌افزار مناسب صنف مهندسی را انتخاب کنیم؟ هنگام انتخاب نرم‌افزار حسابداری ابری برای شرکت مشاوره یا خدمات مهندسی، به چند نکته کلیدی توجه کنید: قابلیت پروژه‌محوری و تفکیک مراکز هزینه، امکان صدور آسان فاکتور آنلاین و صورت وضعیت، پشتیبانی از اتصال به سامانه مودیان، رابط کاربری ساده و کاربرپسند برای افراد غیرحسابدار، و کیفیت پشتیبانی فنی شرکت ارائه‌دهنده نرم‌افزار.

نتیجه‌گیری شرکت‌های مشاوره و خدمات مهندسی برای مدیریت بهینه منابع، ردیابی سود و زیان پروژه‌ها و رعایت دقیق تکالیف مالیاتی نیازمند ابزاری مدرن هستند. نرم‌افزار حسابداری ابری با فراهم کردن امکان دسترسی از راه دور، صدور فاکتورهای آنلاین قانونی، مدیریت دقیق مطالبات و پروژه‌ها، آرامش خاطر را برای مدیران این صنف به ارمغان می‌آورد. با به‌کارگیری این فناوری، تمرکز خود را روی کیفیت خدمات مهندسی بگذارید و امور مالی را به سیستم‌های هوشمند بسپارید.