راهنمای ثبت سند حسابداری اسناد تجاری در وجه و اسناد دریافتی تجاری

مقدمه و اهمیت اسناد تجاری در حسابداری اسناد تجاری نظیر چک و سفته از دیرباز تاکنون نقش بسیار پررنگی در مبادلات تجاری و تسویه حساب‌های مالی میان شرکت‌ها ایفا کرده‌اند. مدیریت صحیح این اسناد و ثبت دقیق رویدادهای مالی مرتبط با آن‌ها در دفاتر حسابداری، برای حفظ سلامت مالی و جلوگیری از بروز مغایرت‌های سنگین ضروری است. حسابداران باید با انواع رویدادهای مربوط به اسناد تجاری اعم از دریافت، پرداخت، واگذاری، وصول، برگشتی و خرج کردن آشنا باشند. در این راهنما، نحوه ثبت سند حسابداری اسناد تجاری دریافتی و اسناد در وجه (پرداختی) را به صورت کامل بررسی می‌کنیم.

تعریف اسناد تجاری دریافتی و پرداختی پیش از ورود به بحث ثبت‌های حسابداری، باید مفاهیم پایه را بشناسیم. اسناد تجاری دریافتی به چک‌ها یا سفته‌هایی گفته می‌شود که شرکت در ازای فروش کالا، ارائه خدمات یا وصول مطالبات خود از مشتریان دریافت می‌کند. در مقابل، اسناد تجاری در وجه یا پرداختی، اسنادی هستند که شرکت برای تسویه بدهی‌های خود به تامین‌کنندگان، سازمان‌ها یا سایر اشخاص صادر می‌کند یا در وجه آن‌ها انتقال می‌دهد. این اسناد در ترازنامه به عنوان دارایی‌های جاری (اسناد دریافتنی) یا بدهی‌های جاری (اسناد پرداختنی) طبقه‌بندی می‌شوند.

ثبت سند دریافت اسناد تجاری هنگامی که شرکتی بابت فروش کالا یا خدمات (که معمولاً مستند به فاکتور فروش است) چکی از مشتری دریافت می‌کند، رویداد مالی رخ داده است. در این حالت، سند حسابداری به این صورت ثبت می‌شود که حساب «اسناد دریافتنی تجاری» بدهکار شده و حساب «حساب‌های دریافتنی تجاری» یا «درآمدهای مربوطه» بستانکار می‌گردد. این ثبت نشان می‌دهد که مطالبات تجاری شرکت به شکل یک سند تجاری (چک یا سفته) تبدیل شده است و باید تا زمان سررسید نگهداری و پیگیری شود.

ثبت سند پرداخت اسناد تجاری (در وجه دیگران) هنگامی که شرکت بابت خرید مواد اولیه، کالا یا هزینه‌های جاری، چکی در وجه تامین‌کننده صادر می‌کند، باید سند پرداخت ثبت شود. در این حالت، حساب مرتبط با بدهی یا هزینه (مانند حساب‌های پرداختنی تجاری) بدهکار شده و حساب «اسناد پرداختنی تجاری» بستانکار می‌گردد. این سند تا زمان پاس شدن چک در بانک، تعهد پرداختی شرکت را در دفاتر مالی نشان می‌دهد و به محض کسر مبلغ از حساب بانکی شرکت، سند تسویه نهایی صادر می‌شود.

ثبت حسابداری واگذاری اسناد تجاری (خرج کردن چک) یکی از رایج‌ترین عملیات در واحدهای مالی، خرج کردن یا واگذاری چک‌های دریافتی به دیگران برای تسویه بدهی‌هاست. در این حالت، حساب «حساب‌های پرداختنی تجاری» (بابت تسویه بدهی به تامین‌کننده) بدهکار شده و حساب «اسناد دریافتنی تجاری» بستانکار می‌گردد. این ثبت نشان می‌دهد که چکی که قبلاً از مشتری دریافت شده بود، اکنون برای پرداخت بدهی به شخص ثالث منتقل شده است و دیگر در صندوق یا نزد شرکت نگهداری نمی‌شود.

ثبت سند وصول اسناد تجاری وقتی تاریخ سررسید چک دریافتی فرا می‌رسد و چک به حساب بانکی شرکت واریز و وصول می‌شود، عملیات حسابداری این مرحله انجام می‌پذیرد. در این ثبت، حساب «بانک» بدهکار شده و حساب «اسناد دریافتنی تجاری» بستانکار می‌گردد تا مشخص شود سند مذکور وصول شده و از لیست اسناد در جریان خارج گردیده است. به همین ترتیب، برای اسناد پرداختنی، پس از پاس شدن چک از بانک، حساب «اسناد پرداختنی تجاری» بدهکار و حساب «بانک» بستانکار می‌شود.

مدیریت و ثبت اسناد تجاری برگشتی گاهی اوقات چک‌های دریافتی از مشتریان به دلیل کسر موجودی یا دلایل دیگر برگشت می‌خورند. در این شرایط، حسابدار باید سند اصلاحی صادر کند. حساب «حساب‌های دریافتنی تجاری (مشتریان بدحساب)» بدهکار شده و حساب «اسناد دریافتنی تجاری» بستانکار می‌گردد تا سند از حالت وصول‌نشده خارج شده و به عنوان مطالالبات معوق یا برگشتی پیگیری شود. برای چک‌های پرداختی برگشتی شرکت نیز ثبت‌های معکوس متناسب با نوع تعهد انجام می‌شود.

نقش نرم‌افزارهای مالی و فاکتور در کنترل اسناد با توجه به حجم بالای اسناد تجاری در شرکت‌های بازرگانی و تولیدی، پیگیری دستی آن‌ها ریسک اشتباه و فراموشی را به شدت بالا می‌برد. نرم‌افزارهای یکپارچه مالی و سیستم‌های صدور فاکتور آنلاین امکان اتصال فاکتورها به اسناد تجاری را فراهم می‌کنند. به این معنا که می‌توان مشخص کرد هر فاکتور فروش دقیقا با کدام چک تسویه شده است. این یکپارچگی به حسابداران کمک می‌کند تا در هر لحظه گزارش دقیقی از وضعیت اسناد جریان وصول، سررسیدهای نزدیک و اسناد خرج شده داشته باشند.

نتیجه‌گیری ثبت دقیق اسناد حسابداری مربوط به اسناد تجاری دریافتی و در وجه، ستون فقرات انضباط مالی هر کسب‌وکاری است. تسلط بر نحوه صدور سند در زمان دریافت، پرداخت، خرج کردن، وصول و برگشت اسناد تجاری، از بروز مغایرت‌های بانکی جلوگیری کرده و دارایی‌ها و تعهدات شرکت را به شکل شفاف نمایان می‌سازد. استفاده از ابزارهای نرم‌افزاری مدرن در کنار دانش حسابداری، مدیریت این فرآیندها را دقیق‌تر و سریع‌تر می‌سازد.