آموزش کنترل و کاهش هزینه‌های انرژی با نرم‌افزار حسابداری

مقدمه و ضرورت مدیریت انرژی در کسب‌وکارها

در سال‌های اخیر با افزایش چشمگیر تعرفه‌های حامل‌های انرژی مانند برق، گاز، آب و سوخت، هزینه‌های مربوط به تاسیسات و انرژی سهم قابل توجهی از هزینه‌های سربار شرکت‌ها، کارگاه‌ها، فروشگاه‌ها و دفاتر کار را به خود اختصاص داده‌اند. بسیاری از مدیران کسب‌وکارها هزینه‌های انرژی را به عنوان هزینه‌های ثابت و غیرقابل تغییر تلقی می‌کنند و تلاشی برای پایش یا بهینه‌سازی آن‌ها انجام نمی‌دهند. با این حال، تجربه نشان داده است که با به کارگیری ابزارهای تحلیل مالی و نرم‌افزارهای حسابداری، می‌توان الگوهای مصرف را شناسایی کرد، هدررفت‌ها را به حداقل رساند و صرفه‌جویی قابل توجهی در هزینه‌های عملیاتی ایجاد کرد. در سایت چرتکه، ما معتقدیم که هر ریال صرفه‌جویی در هزینه‌های سربار به طور مستقیم به افزایش سود خالص سازمان کمک می‌کند و در این مقاله قصد داریم به صورت کاربردی به آموزش کنترل و کاهش هزینه‌های انرژی با استفاده از قابلیت‌های نرم‌افزار حسابداری بپردازیم.

شناخت انواع هزینه‌های انرژی در ساختار مالی کسب‌وکار

برای کنترل هر هزینه‌ای، نخستین گام شناخت دقیق ماهیت و اجزای آن است. در یک واحد تجاری یا صنعتی، هزینه‌های انرژی به چند دسته اصلی تقسیم می‌شوند: نخست، هزینه‌های مصرف برق که شامل مصارف روشنایی، سیستم‌های سرمایشی و گرمایشی (مانند کولرهای گازی و چیلرها)، و برق مصرفی ماشین‌آلات صنعتی یا تجهیزات دفتری است. دوم، هزینه‌های گاز طبیعی که معمولاً برای سیستم‌های گرمایشی مرکزی، موتورخانه‌ها یا فرآیندهای تولیدی کارخانجات استفاده می‌شود. سوم، هزینه‌های آب مصرفی و چهارم، هزینه‌های مربوط به سوخت وسایل نقلیه سازمانی یا ژنراتورهای اضطراری. در دفاتر حسابداری، تمامی این اقلام تحت سرفصل هزینه‌های سربار یا خدمات شهری ثبت می‌شوند. ثبت تفکیکی این هزینه‌ها در نرم‌افزار حسابداری چرتکه به مدیران امکان می‌دهد تا سهم هر بخش را به تفکیک دوره‌های زمانی مختلف مشاهده کنند.

ثبت و دسته‌بندی دقیق قبض‌ها در نرم‌افزار حسابداری

یکی از نقاط ضعف رایج در حسابداری بسیاری از شرکت‌ها، ثبت کلی و یکجای تمامی قبض‌های خدماتی تحت یک عنوان کلی است. این روش مانع از تحلیل دقیق داده‌ها می‌شود. برای مدیریت مؤثر هزینه‌های انرژی، لازم است هر قبض (برق، گاز، آب) در حساب معین اختصاصی خود ثبت شود و اطلاعات تکمیلی مانند شماره اشتراک، دوره مصرف، میزان مصرف بر اساس واحد (کیلووات ساعت، مترمکعب) و مبلغ ریالی در سیستم درج گردد. نرم‌افزار حسابداری چرتکه با ارائه فیلدهای اختصاصی و قابلیت پیوست کردن تصاویر قبض‌ها، امکان آرشیو دیجیتال و منظم این اطلاعات را فراهم می‌کند. با ورود منظم این داده‌ها، نرم‌افزار قادر است روند تغییرات مصرف را در ماه‌های مختلف سال رسم نموده و به مدیر مالی نشان دهد که آیا مصرف انرژی در مسیر صعودی قرار دارد یا خیر.

تحلیل روند مصرف فصلی با گزارش‌های مقایسه‌ای

یکی از قدرتمندترین ابزارها در نرم‌افزارهای حسابداری مدرن، گزارش‌گیری‌های مقایسه‌ای دوره‌ای است. هزینه‌های انرژی ذاتاً ماهیت فصلی دارند؛ برای مثال، هزینه‌های برق در فصل تابستان به دلیل استفاده حداکثری از سیستم‌های سرمایشی به شدت افزایش می‌یابد، در حالی که هزینه‌های گاز در زمستان اوج می‌گیرد. با استفاده از گزارش‌های مقایسه دوره‌ای در نرم‌افزار حسابداری چرتکه، مدیران می‌توانند مصرف انرژی فصل جاری را با مدت مشابه سال قبل مقایسه کنند. اگر نرخ رشد هزینه‌ها فراتر از تورم عمومی و افزایش تعرفه‌های قانونی باشد، این زنگ خطری است که نشان‌دهنده وجود اتلاف انرژی، نقص فنی در تاسیسات یا استفاده نادرست از تجهیزات است و نیازمند مداخله فوری مدیریتی می‌باشد.