آموزش ثبت حسابداری هزینه‌های حمل‌ونقل و لجستیک در کسب‌وکار

مقدمه در هر واحد تجاری و تولیدی، کالاها و مواد اولیه برای رسیدن به دست مشتریان یا خط تولید نیاز به جابجایی دارند. هزینه‌های مرتبط با لجستیک، باربری، پیک و حمل‌ونقل یکی از اقلام عمده هزینه‌ای در صورت سود و زیان کسب‌وکارها به شمار می‌رود. ثبت دقیق و اصولی این هزینه‌ها در سیستم حسابداری نه تنها به شفافیت مالی کمک می‌کند، بلکه مدیران را قادر می‌سازد تا بهای تمام شده کالاها را به درستی محاسبه کرده و قیمت‌گذاری بهینه‌تری داشته باشند. در این مقاله از سایت چرتکه به صورت جامع و گام‌به‌گام به آموزش ثبت حسابداری هزینه‌های حمل‌ونقل و لجستیک می‌پردازیم.

ماهیت هزینه‌های حمل‌ونقل در حسابداری هزینه‌های حمل‌ونقل بسته به زمان و محل وقوع می‌توانند ماهیت‌های متفاوتی داشته باشند. در حسابداری، این هزینه‌ها به طور کلی به دو دسته تقسیم می‌شوند: نخست، هزینه‌های حمل‌ونقل مربوط به خرید مواد اولیه یا کالای تجاری (حمل خرید) که به عنوان بخشی از بهای تمام شده کالای خریداری شده محسوب شده و در حساب موجودی مواد و کالا یا حساب‌های مرتبط منظور می‌گردد. دوم، هزینه‌های حمل‌ونقل مربوط به ارسال کالا به مشتریان پس از فروش (حمل فروش یا توزیع) که به عنوان هزینه‌های عملیاتی و اداری/توزیع در دوره مالی شناسایی می‌شوند.

کدینگ حسابداری هزینه‌های لجستیک برای ثبت دقیق این رویدادها، ابتدا باید در جدول کدینگ حسابداری شرکت، حساب‌های معینی برای هزینه‌های حمل‌ونقل تعریف شود. معمولاً در سطح کل یا معین، حساب‌هایی تحت عنوان هزینه حمل بار خرید، هزینه کرایه حمل فروش، هزینه پیک موتوری، هزینه‌های انبارداری و لجستیک و هزینه‌های ماموریت ناوگان حمل‌ونقل ایجاد می‌شود. داشتن حساب‌های تفصیلی دقیق برای هر یک از شرکت‌های باربری یا رانندگان طرف قرارداد نیز به کنترل بهتر بدهی‌ها و پرداخت‌ها کمک شایانی می‌کند.

ثبت حسابداری حمل‌ونقل مواد اولیه و کالای خریداری شده وقتی شرکتی مواد اولیه یا کالایی را خریداری می‌کند و هزینه‌ای بابت کرایه حمل آن تا انبار شرکت می‌پردازد، این هزینه به بهای تمام شده خرید اضافه می‌شود. فرض کنید شرکت شما مواد اولیه‌ای به مبلغ مشخص خریداری کرده و بابت کرایه حمل آن وجهی پرداخت نموده است. سند حسابداری این رویداد به این شکل ثبت می‌شود که حساب موجودی مواد و کالا (یا حساب خرید کالا) بدهکار می‌شود و در مقابل، حساب بانک یا صندوق (یا حساب‌های پرداختنی تجاری مربوط به شرکت باربری) بستانکار می‌گردد. این روش مطابق با استانداردهای حسابداری است زیرا تمامی مخارج مستقیم تا زمان آمادگی کالا برای استفاده، جزو بهای تمام شده آن محسوب می‌شوند.

ثبت حسابداری هزینه‌های توزیع و ارسال سفارشات مشتریان هنگامی که کالایی فروخته می‌شود و شرکت متقبل هزینه ارسال آن به آدرس مشتری می‌گردد، این هزینه ربطی به بهای تمام شده کالا ندارد و باید به عنوان هزینه دوره شناسایی شود. در نرم‌افزار مالی، سند این عملیات به صورت بدهکار شدن حساب هزینه حمل و توزیع (از هزینه‌های فروش و توزیع) و بستانکار شدن حساب بانک، صندوق یا تنخواه گردان ثبت می‌گردد. تفکیک این هزینه از هزینه‌های خرید برای تحلیل سود ناخالص و بررسی کارایی واحد فروش از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است.

نقش تنخواه گردان در پرداخت‌های خرد لجستیکی بسیاری از هزینه‌های روزمره حمل‌ونقل مانند کرایه‌های درون‌شهری، ارسال مدارک با پیک‌های موتوری یا هزینه‌های جزئی باربری به‌صورت نقدی یا از طریق تنخواه گردان پرداخت می‌شوند. مسئول تنخواه باید فاکتورها، قبض‌های رسمی یا رسیدهای معتبر صادر شده توسط شرکت‌های حمل‌ونقل را جمع‌آوری کرده و پس از تایید مدیر مالی، سند حسابداری هزینه‌های تنخواه را صادر کند. در این سند، حساب هزینه‌های پیک و حمل بدهکار و حساب تنخواه گردان بستانکار می‌شود. استفاده از نرم‌افزار فاکتور آنلاین و سیستم‌های ثبت رسید دیجیتال در این مرحله به تسریع فرایندها کمک می‌کند.

مالیات بر ارزش افزوده در فاکتورهای حمل‌ونقل شرکت‌های رسمی باربری و لجستیک موظفند در ازای خدمات خود فاکتور رسمی صادر کرده و مالیات و عوارض ارزش افزوده را در آن لحاظ نمایند. حسابداران باید دقت داشته باشند که مبلغ مالیات بر ارزش افزوده مندرج در فاکتور شرکت باربری را به عنوان مالیات بر ارزش افزوده خرید (اعتبار مالیاتی) در حساب‌های مربوطه ثبت کنند. این مبلغ قابل کسر از مالیات بر ارزش افزوده فروش شرکت در پایان هر فصل خواهد بود مشروط بر اینکه فاکتور دارای اعتبار قانونی و ثبت شده در سامانه مودیان باشد.

کنترل داخلی و مدیریت اسناد لجستیک مدیریت لجستیک تنها به ثبت اسناد ختم نمی‌شود، بلکه کنترل داخلی بر روی بارنامه‌ها، حواله‌های انبار و رسیدهای تحویل کالا بسیار حیاتی است. تطبیق دادن بارنامه‌های ارسالی با فاکتورهای صادر شده توسط شرکت‌های باربری از بروز خطات یا هزینه‌های اضافی جلوگیری می‌کند. حسابدار باید پیش از تایید سند پرداخت، بارنامه معتبر ممهور به مهر شرکت حمل‌ونقل را با درخواست خرید یا فروش تطابق دهد تا از صحت انجام کار اطمینان حاصل حاصل شود.

نتیجه‌گیری ثبت اصولی و دقیق حسابداری هزینه‌های حمل‌ونقل و لجستیک نقشی اساسی در تعیین صحیح بهای تمام شده کالا، محاسبه دقیق سود و زیان و رعایت استانداردهای مالی دارد. تفکیک درست میان هزینه‌های حمل خرید و حمل فروش، کنترل تنخواه گردان‌ها و توجه به تکالیف مالیاتی فاکتورهای باربری از وظایف کلیدی حسابداران است. با به‌کارگیری نرم‌افزارهای یکپارچه مالی و ابزارهای مدیریت فاکتور، این فرایندها با دقت بالاتر و سرعت بیشتر به سرانجام خواهند رسید.