آموزش تحلیل نقطه سفارش کالا با اسناد خرید

مقدمه اهمیت مدیریت موجودی انبار

مدیریت موجودی انبار یکی از ارکان حیاتی در سودآوری و تداوم فعالیت کسب و کارهای تجاری و تولیدی است. اگر موجودی انبار بیش از حد نیاز باشد، سرمایه زیادی در انبار بلوکه شده و هزینه های نگهداری افزایش می یابد. از سوی دیگر، اگر موجودی کالا به موقع تامین نشود، با پدیده اتمام موجودی و از دست رفتن مشتریان مواجه خواهیم شد. نقطه سفارش مفهومی کلیدی است که به مدیران کمک می کند دقیقاً در زمان مناسب برای خرید مجدد کالا اقدام کنند. در این مقاله به آموزش نحوه تحلیل و محاسبه نقطه سفارش کالا با استفاده از اطلاعات موجود در اسناد و فاکتورهای خرید می پردازیم.

مفاهیم پایه در تعیین نقطه سفارش

برای تحلیل نقطه سفارش نیاز به شناخت چند مولفه اساسی داریم. اول نرخ مصرف یا میزان فروش روزانه کالا که از روی فاکتورهای فروش به دست می آید. دوم زمان تحویل سفارش که عبارت است از فاصله زمانی بین ثبت سفارش خرید نزد تامین کننده تا زمان تحویل کالا به انبار که این مورد از روی تاریخ فاکتورهای خرید پیشین قابل استخراج است. سوم موجودی اطمینان یا همان حداقل موجودی برای پوشش نوسانات احتمالی تقاضا یا تاخیر در تحویل توسط تامین کننده. ترکیب این سه عامل، فرمول اصلی نقطه سفارش را تشکیل می دهد.

نقش اسناد خرید در استخراج اطلاعات پایه

فاکتورهای خرید گنجینه‌ای از اطلاعات ارزشمند برای تحلیل های لجستیکی و انبارداری هستند. با بررسی فاکتورهای خرید گذشته می توانید متوجه شوید که تامین کنندگان مختلف چه زمانی کالا را به دست شما رسانده اند. میانگین زمان تحویل تامین کنندگان مختلف از روی مقایسه تاریخ صدور فاکتور خرید و تاریخ تحویل کالا در انبار محاسبه می شود. اگر فاکتورهای خرید به صورت الکترونیکی و منظم در نرم افزار حسابداری ثبت شده باشند، دسترسی به این تاریخچه و محاسبه دقیق زمان تحویل بسیار سریع و بدون خطا خواهد بود.

محاسبه ریاضی نقطه سفارش کالا

فرمول استاندارد برای محاسبه نقطه سفارش برابر است با میانگین مصرف روزانه ضرب در زمان تحویل سفارش به روز، به علاوه موجودی اطمینان. فرض کنید کسب و کاری روزانه ده عدد از یک کالای خاص را می فروشد و زمان تحویل سفارش توسط تامین کننده پنج روز کاری است؛ همچنین برای مواقع اضطراری ده عدد موجودی اطمینان در نظر گرفته شده است. نقطه سفارش این کالا برابر با پنجاه به علاوه ده یعنی شصت عدد خواهد بود. یعنی به محض اینکه موجودی انبار به عدد شصت رسید، سیستم باید هشدار خرید صادر کند.

استفاده از نرم افزار چرتکه برای تحلیل خودکار

محاسبه نقطه سفارش برای صدها یا هزاران قلم کالا به صورت دستی عملاً غیرممکن است. نرم افزار فاکتور آنلاین و حسابداری چرتکه با اتصال بخش انبار به اسناد خرید و فروش، این فرآیند را خودکارسازی کرده است. سیستم با تحلیل روند فروش گذشته و فاکتورهای خرید ثبت شده، میانگین مصرف را محاسبه کرده و نقاط سفارش بهینه را به مدیر انبار پیشنهاد می دهد. این قابلیت مانع از خواب سرمایه و همچنین کسری کالاهای پرفروش می شود.

تحلیل نوسانات فصلی در تعیین نقطه سفارش

تقاضا برای کالاها همیشه در طول سال ثابت نیست. برخی کالاها در ماه های خاصی از سال فروش بیشتری دارند و به تبع آن نقطه سفارش آن ها نیز تغییر می کند. با بررسی آرشیو فاکتورهای خرید و فروش سال های گذشته در نرم افزار چرتکه، می توانید نوسانات فصلی را شناسایی کرده و نقاط سفارش پویا تعریف کنید. یعنی در ماه های پرفروش، نقطه سفارش را افزایش دهید تا تامین کالا با سرعت بیشتری انجام گیرد و در ماه های کم فروش آن را کاهش دهید.

کاهش خواب سرمایه و بهینه‌سازی جریان نقدینگی

تعیین دقیق نقطه سفارش با استفاده از اسناد خرید تاثیر مستقیمی بر بهبود جریان نقدینگی دارد. وقتی کالاها دقیقا سر وقت و به اندازه نیاز سفارش داده شوند، نیازی به پرداخت هزینه های سنگین خرید عمده و انبارداری نخواهید داشت. نقدینگی آزاد شده را می توانید در بخش های مولد دیگر کسب و کار سرمایه گذاری کنید. این رویکرد علمی به مدیریت موجودی، بهره وری کلی سازمان را به شکل چشمگیری افزایش می دهد.

نتیجه گیری و بهبود فرآیندهای لجستیک

تحلیل نقطه سفارش کالا با اتکا به داده های مستند فاکتورهای خرید، ابزاری قدرتمند برای مدیران حرفه ای است. با بهره گیری از امکانات پیشرفته تحلیل انبار در نرم افزار چرتکه، می توانید انبار خود را به صورت هوشمند مدیریت کنید، از توقف فروش جلوگیری نمایید و هزینه‌های تامین کالا را به حداقل برسانید.