راهنمای ثبت و حسابداری فاکتورهای هزینه‌های تنخواه‌گردان

مقدمه در هر سازمان و شرکتی، هزینه‌های جزئی و روزمره‌ای وجود دارد که پرداخت آن‌ها از طریق صدور چک یا حواله بانکی زمان‌بر و غیرمنطقی است. برای مدیریت این‌گونه پرداخت‌ها، صندوقی به نام تنخواه‌گردان در اختیار یک شخص مشخص قرار می‌گیرد. ثبت و حسابداری فاکتورهای ارائه شده توسط تنخواه‌گردان نیاز به دقت بالایی دارد تا از بروز خطا، انحراف بودجه یا سوءاستفاده‌های احتمالی جلوگیری شود. در این مقاله به بررسی راهنمای ثبت و حسابداری فاکتورهای هزینه‌های تنخواه‌گردان می‌پردازیم و نحوه مکانیزه کردن این فرآیند را با نرم‌افزار چرتکه شرح می‌دهیم.

تنخواه‌گردان کیست و چه وظیفه‌ای دارد؟ تنخواه‌گردان کارمندی مورد اعتماد است که مبلغی به صورت تنخواه دریافت می‌کند تا هزینه‌های جاری و پیش‌بینی نشده شرکت مانند خرید لوازم‌التحریر، هزینه‌های ایاب و ذهاب، تعمیرات جزئی، پذیرایی جلسات و موارد مشابه را پرداخت کند. تنخواه‌گردان موظف است در قبال تمامی پرداخت‌های خود، فاکتور معتبر، رسمی یا معتبر داخلی دریافت کرده و در پایان دوره مشخصی، لیست هزینه‌ها را به واحد حسابداری تحویل دهد.

اهمیت فاکتورهای معتبر در حسابداری تنخواه یکی از چالش‌های بزرگ حسابداران، مواجه شدن با رسیدها یا فاکتورهای غیرمعتبر، فاقد مهر و امضا یا دست‌نویس است. طبق استانداردهای حسابداری و قوانین مالیاتی، هزینه‌هایی که فاکتور معتبر نداشته باشند، ممکن است از سوی ممیزان مالیاتی پذیرفته نشوند و به عنوان هزینه‌های غیرقابل قبول مالیاتی رد گردند. بنابراین، تنخواه‌گردان باید آموزش ببیند که از هر فروشنده‌ای فاکتور یا رسید رسمی و دارای مشخصات کامل دریافت کند.

انواع روش‌های حسابداری تنخواه در حسابداری دو روش اصلی برای ثبت تنخواه وجود دارد: سیستم تنخواه ثابت و سیستم تنخواه متغیر. در روش تنخواه ثابت، مبلغ تنخواه همواره ثابت می‌ماند و با ارائه فاکتورها، تنخواه‌گردان به همان میزان پول نقد یا چک دریافت می‌کند تا صندوق ترمیم شود. در روش متغیر، میزان تنخواه در دوره‌های مختلف بسته به نیاز تغییر می‌کند. سیستم‌های حسابداری مدرن مانند چرتکه از ثبت‌های دقیق این سیستم‌ها پشتیبانی می‌کنند.

مراحل ثبت اسناد حسابداری تنخواه فرآیند حسابداری تنخواه شامل سه مرحله اصلی است: پرداخت وجه اولیه به تنخواه‌گردان، ثبت فاکتورهای هزینه و ترمیم تنخواه. در مرحله اول، حساب تنخواه‌گردان بدهکار و صندوق یا بانک بستانکار می‌شود. در مرحله دوم، با تحویل فاکتورها، حساب‌های هزینه مربوطه بدهکار و حساب تنخواه‌گردان بستانکار می‌گردند. در نهایت با پرداخت مجدد، حساب تنخواه ترمیم می‌شود.

نقش نرم‌افزار آنلاین در تسریع ثبت فاکتورهای تنخواه در روش‌های سنتی، حسابدار باید تک‌تک فاکتورهای کاغذی تنخواه را به صورت دستی در دفاتر یا نرم‌افزار وارد کند که بسیار وقت‌گیر است و احتمال خطای انسانی را بالا می‌برد. با استفاده از پنل آنلاین چرتکه، تنخواه‌گردان یا حسابدار می‌تواند عکس یا اطلاعات فاکتورهای خرید خرد را اسکن کرده و به سرعت به عنوان هزینه‌های تنخواه ثبت و دسته‌بندی نماید.

کنترل و نظارت بر سقف هزینه‌های تنخواه هر تنخواه‌گردان دارای یک سقف مشخص برای هزینه‌کرد و یک سقف زمانی برای تسویه حساب است. نظارت بر این سقف‌ها مانع از بلوکه شدن سرمایه شرکت یا ایجاد مغایرت‌های مالی می‌شود. مدیران مالی می‌توانند با استفاده از گزارش‌های نرم‌افزار چرتکه، میزان هزینه‌های ثبت شده توسط هر تنخواه‌گردان را در لحظه رصد کرده و از انحرافات احتمالی جلوگیری کنند.