آموزش تخصصی ثبت حسابداری هزینه‌های تحقیق و توسعه در شرکت‌ها

مقدمه در اقتصاد مدرن امروز، بقای هر شرکتی به نوآوری، بهبود محصولات و خلق ارزش افزوده جدید بستگی دارد. فعالیت‌های تحقیق و توسعه یا همان R&D قلب تپنده نوآوری در شرکت‌های تولیدی، صنعتی و دانش‌بنیان هستند. با این حال، ثبت و نگهداری حسابداری این هزینه‌ها یکی از پیچیده‌ترین وظایف تیم‌های مالی است، زیرا مرز بین هزینه‌های جاری و هزینه‌های سرمایه‌ای در این بخش بسیار باریک است. در این مقاله آموزشی از بلاگ چرتکه، به بررسی دقیق نحوه ثبت حسابداری هزینه‌های تحقیق و توسعه و استانداردهای حسابداری مرتبط با آن می‌پردازیم.

تعریف تحقیق و توسعه از منظر استاندارد حسابداری طبق استاندارد شماره ۳۴ حسابداری ایران، تحقیق عبارت است از بررسی‌های بدیع و برنامه‌ریزی‌شده که با هدف کسب دانش علمی یا فنی جدید انجام می‌شود. از سوی دیگر، توسعه یعنی به‌کارگیری دستاوردهای تحقیق یا سایر دانش‌ها در قالب یک برنامه یا طرح برای تولید مواد، محصولات، ابزارها یا فرآیندهای جدید پیش از آغاز تولید تجاری. شناخت دقیق این دو مفهوم، پایه و اساس ثبت‌های صحیح حسابداری در این حوزه است.

تفکیک هزینه‌های مرحله تحقیق از مرحله توسعه یکی از مهم‌ترین چالش‌های حسابداران این است که با هزینه‌های انجام شده در این دو فاز چگونه برخورد کنند. طبق استاندارد، هزینه‌های انجام شده در مرحله «تحقیق» به دلیل عدم قطعیت در حصول منافع اقتصادی آتی، باید در همان دوره وقوع به عنوان هزینه‌های دوره شناسایی شده و در صورت سود و زیان ثبت گردند. اما هزینه‌های مرحله «توسعه» تحت شرایط خاصی (مانند امکان‌پذیر بودن فنی تکمیل دارایی، قصد تکمیل و فروش آن، و وجود بازار برای محصول نهایی) قابلیت این را دارند که به عنوان دارایی نامشهود شناسایی و مستهلک شوند.

ثبت‌های حسابداری هزینه‌های مرحله تحقیق زمانی که شرکت پروژه‌ای پژوهشی را برای کشف دانش جدید آغاز می‌کند، تمامی هزینه‌های حقوق پرسنل پژوهشگر، مواد مصرفی آزمایشگاهی، اجاره تجهیزات و خدمات مشاوره‌ای به عنوان هزینه‌های تحقیق شناسایی می‌شوند. ثبت حسابداری این اقلام به صورت بدهکار کردن حساب «هزینه‌های تحقیق و توسعه (بخش تحقیق)» و بستانکار کردن حساب‌های پرداختنی، بانک یا انبار مواد مصرفی انجام می‌شود و در پایان سال به حساب سود و زیان منتقل می‌گردد.

ثبت‌های حسابداری مرحله توسعه و دارایی‌های نامشهود اگر شرایط شناخت دارایی نامشهود در فاز توسعه احراز شود، مخارج انجام شده به حساب «دارایی‌های در جریان تکمیل - طرح‌های توسعه» منظور می‌گردد. ثبت این رویداد شامل بدهکار کردن حساب دارایی نامشهود در جریان و بستانکار کردن حساب‌های مربوطه است. پس از اتمام موفقیت‌آمیز پروژه و آماده‌سازی محصول برای بهره‌برداری تجاری، این حساب به «دارایی‌های نامشهود (حق انحصاری یا دانش فنی)» منتقل شده و در دوره‌های آتی مستهلک می‌گردد.

هزینه‌های حقوق و دستمزد پرسنل تحقیق و توسعه بخش عمده‌ای از هزینه‌های R&D مربوط به حقوق و دستمزد متخصصان، مهندسان و محققان است. در ثبت حسابداری این بخش، حقوق ناخالص پرسنل تحقیق و توسعه همراه با سهم بیمه کارفرما به حساب‌های مربوطه در بهای تمام شده تحقیق و توسعه منظور می‌شود. نگهداری دقیق تایم‌شیت‌ها یا کاربرگ‌های ساعات کاری پرسنل برای اثبات اینکه چه میزان از وقت آن‌ها صرف تحقیق و توسعه شده، برای ممیزان مالیاتی بسیار حائز اهمیت است.

هزینه‌های خرید تجهیزات و استهلاک در R&D تجهیزات آزمایشگاهی، کامپیوترها و ماشین‌آلاتی که صرفاً برای اهداف تحقیق و توسعه خریداری یا استفاده می‌شوند، مشمول استهلاک خاص هستند. استهلاک این دارایی‌ها در طول عمر مفید آن‌ها یا مدت پروژه، به عنوان بخشی از هزینه‌های تحقیق و توسعه ثبت می‌شود. ثبت حسابداری استهلاک شامل بدهکار کردن هزینه استهلاک تحقیق و توسعه و بستانکار کردن استهلاک انباشته است.

معافیت‌ها و حمایت‌های مالیاتی از هزینه‌های تحقیق و توسعه قانون‌گذار برای تشویق شرکت‌ها به نوآوری، تسهیلات ویژه‌ای در نظر گرفته است. طبق قوانین مالیاتی، هزینه‌های تحقیق و توسعه انجام شده توسط واحدهای تولیدی و صنعتی که دارای پروانه بهره‌برداری هستند، می‌تواند تحت شرایطی به عنوان هزینه‌های قابل قبول مالیاتی تلقی شده یا حتی از سود مشمول مالیات کسر گردد. مستندسازی دقیق این هزینه‌ها با فاکتورهای رسمی و قراردادهای معتبر کلید بهره‌مندی از این معافیت‌هاست.

نقش سیستم‌های مالی یکپارچه در مدیریت هزینه‌های نوآوری ردیابی هزینه‌های پراکنده یک پروژه تحقیقاتی در میان انبوهی از هزینه‌های اداری و تولیدی شرکت کار دشواری است. استفاده از نرم‌افزار حسابداری پیشرفته چرتکه به مدیران مالی امکان می‌دهد تا برای هر پروژه R&D یک مرکز هزینه (Cost Center) مجزا تعریف کنند و تمامی فاکتورهای خرید، دستمزدها و سربار مربوط به آن پروژه را به صورت متمرکز ردیابی و ثبت نمایند.

گزارش‌گری مالی و افشای اطلاعات در صورت‌های مالی در صورت‌های مالی اساسی شرکت‌ها، افشای اطلاعات مربوط به هزینه‌های تحقیق و توسعه از اهمیت بالایی برخوردار است. حسابداران موظفند مجموع مبالغ شناسایی شده به عنوان هزینه تحقیق در دوره، روش‌های استهلاک دارایی‌های نامشهود حاصل از توسعه، و تعهدات آتی مربوط به پروژه‌های در جریان را در یادداشت‌های همراه صورت‌های مالی به تفصیل افشا کنند.

نتیجه‌گیری حسابداری هزینه‌های تحقیق و توسعه تلفیقی از درک عمیق استانداردهای حسابداری، قوانین مالیاتی و ساختار فنی شرکت است. با تفکیک دقیق هزینه‌های تحقیق از توسعه، مستندسازی استاندارد تمامی فاکتورها و هزینه‌ها، و ثبت صحیح اسناد در نرم‌افزار مالی، شرکت‌ها می‌توانند ضمن رعایت قوانین، از معافیت‌های مالیاتی بهره‌مند شده و ارزش واقعی دارایی‌های فکری خود را در ترازنامه منعکس کنند.