نحوه ثبت فاکتور خرید و فروش در سامانه مؤدیان

مقدمه

با تصویب قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مؤدیان، نظام مالیاتی کشور واردفاز جدیدی از شفافیت و هوشمندسازی شده است. هدف اصلی این سامانه، ایجاد یک شبکه یکپارچه از معاملات تجاری کشور است تا فرار مالیاتی به حداقل رسیده و حق و حقوق دولت و مؤدیان به شکل عادلانه‌تری وصول شود. برای کسب‌وکارها، شرکت‌ها و اصناف مختلف، یادگیری نحوه صحیح ثبت فاکتورهای خرید و فروش در سامانه مؤدیان دیگر یک انتخاب نیست، بلکه یک ضرورت قانونی است که عدم رعایت آن جرایم سنگینی به دنبال دارد. در این مقاله به صورت گام‌به‌گام با نحوه ورود به سامانه، الگوهای فاکتور الکترونیکی و شیوه ثبت دقیق اسناد آشنا می‌شوید.

آشنایی با مفاهیم پایه در سامانه مؤدیان

پیش از ورود به مراحل اجرایی ثبت فاکتور، باید با برخی مفاهیم کلیدی آشنا شویم. فاکتور الکترونیکی فاکتوری است که دارای شماره مالیاتی منحصربه‌فرد بوده و مشخصات خریدار و فروشنده، اقلام کالا یا خدمت، مبلغ، تخفیفات و مالیات بر ارزش افزوده در آن به دقت ثبت شده است. کارپوشه اختصاصی هر مؤدی در سامانه، درگاهی است که تمامی اطلاعات مربوط به خریدها و فروش‌های وی در آن تجمیع می‌شود. همچنین شرکت‌های معتمد مالیاتی و نرم‌افزارهای واسطه انبار و فروش (مانند نرم‌افزار صدور فاکتور آنلاین) ابزارهایی هستند که به مؤدیان کمک می‌کنند تا به راحتی فاکتورهای خود را به سامانه ارسال کنند.

انواع الگوهای فاکتور الکترونیکی

سازمان امور مالیاتی برای فعالیت‌های مختلف اقتصادی، الگوهای متفاوتی برای فاکتور الکترونیکی تعریف کرده است. الگوی اول مربوط به فروش عمومی است که برای فروش کالا و خدمت به مصرف‌کننده نهایی یا سایر شرکت‌ها صادر می‌شود. الگوی دوم مختص صادرات است. الگوی سوم مربوط به طلا، جواهر و پلاتین است. الگوی چهارم برای پیمانکاری است و الگوهای دیگری نیز برای حوزه‌هایی نظیر بلیط هواپیما، خدمات بانکی و موارد مشابه وجود دارد. انتخاب الگوی درست در هنگام ثبت فاکتور بسیار مهم است زیرا عدم تطابق الگو با نوع فعالیت می‌تواند موجب رد شدن فاکتور در سامانه شود.

مراحل ثبت فاکتور فروش در سامانه مؤدیان

برای ثبت فاکتور فروش، فروشنده باید ابتدا اطلاعات پایه کالا یا خدمات خود را بر اساس شناسه کالا و خدمات استاندارد وزارت صنعت، معدن و تجارت در سیستم ثبت کرده باشد. سپس در زمان فروش، اقلام فاکتور شامل شناسه کالا، تعداد، واحد اندازه‌گیری، نرخ واحد، تخفیف، مالیات و عوارض ارزش افزوده را وارد نموده و فاکتور را صادر می‌کند. پس از تایید نهایی، فاکتور دارای شماره مالیاتی شده و از طریق نرم‌افزار واسطه یا پورتال مستقیم به سامانه مؤدیان ارسال می‌گردد. خریدار نیز باید این فاکتور را در کارپوشه خود تایید یا رد کند.

مراحل ثبت فاکتور خرید و تایید در کارپوشه

فاکتورهای خریدی که توسط سایر فروشندگان برای شما صادر شده است، پس از ارسال به سامانه مؤدیان، در کارپوشه اختصاصی شما در بخش فاکتورهای خرید نمایش داده می‌شوند. شما به عنوان خریدار ۳۰ روز مهلت دارید تا این فاکتورها را بررسی کرده و وضعیت آن‌ها را مشخص کنید (تایید، رد یا عدم اظهار). تایید فاکتور خرید به این معناست که شما معامله را پذیرفته‌اید و اعتبار مالیاتی ارزش افزوده آن برای شما لحاظ خواهد شد. بررسی دقیق این فاکتورها و انطباق آن‌ها با فاکتور فیزیکی و کالای دریافتی از وظایف اصلی واحد حسابداری است.